Phiếu Gửi Hàng Chất Lượng Quan Trọng Cho Doanh Nghiệp Như Nào

Với tình hình dịch COVID-19 khiến các thành phố ngừng hoạt động và mọi người dành nhiều thời gian hơn ở nhà. Số lượng giao hàng trên khắp thế giới đã tăng vọt. Nếu bạn đã quyết định thêm tùy chọn chuyển phát vào hoạt động kinh doanh của mình hoặc dự định bắt đầu dịch vụ chuyển phát nhanh, bạn chắc chắn sẽ hiểu tầm quan trọng của một chứng từ duy nhất được gọi là phiếu gửi hàng. 

Phiếu gửi hàng là gì?

Phiếu gửi hàng là một chứng từ đi kèm với một chuyến hàng hóa. Nó cung cấp một danh sách các sản phẩm và số lượng hàng hóa được bao gồm trong giao hàng. Sử dụng nó giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan hơn về đầu vào và đầu ra của họ, đồng thời cung cấp cho khách hàng cách kiểm tra xem họ đã nhận được tất cả các sản phẩm mà họ đã trả tiền chưa. 

Nếu thiếu bất cứ điều gì trong lô hàng, người nhận có thể nhanh chóng liên hệ với người gửi, sử dụng phiếu gửi hàng để thông báo cho cả hai bên về những gì sai sót trong việc giao hàng.

Mục đích của một phiếu gửi hàng là gì?

Nếu bạn gửi phiếu gửi hàng cùng với lô hàng của mình, khách hàng của bạn có thể sử dụng nó như một danh sách kiểm tra để đảm bảo rằng mọi thứ đều ở đó. Mọi mặt hàng có trong nó phải nằm trong lô hàng kèm theo.

Nó cũng mô tả liệu có bất kỳ hàng hóa nào trong đơn đặt hàng ban đầu không được gửi kèm theo hay không, do đó cung cấp một cái nhìn tổng quan về những gì người nhận đã đặt hàng và những gì đã được gửi trong lần giao hàng cụ thể đó.

Trong một số trường hợp, một bản sao của phiếu có chữ ký của người nhận và sau đó được trả lại cho người bán hoặc người gửi để làm bằng chứng cho việc hàng đã được giao vầ được xác nhận. Sau đó, điều này được gọi là ‘giao hàng được ghi lại’ hoặc ‘đã ký để giao hàng’. 

Nếu giấy gửi hàng đã được ký bởi người nhận, bạn có thể yên tâm rằng bưu kiện của bạn đã đến nơi dự định.

Phiếu gửi hàng cần bao gồm những gì?

Mặc dù hàng hóa nhận được ghi chú là tùy chọn, nhưng chúng vẫn phải tuân theo một cấu trúc nhất định, bất kể bạn sử dụng phần mềm ghi chú giao hàng hay tạo mẫu ghi chú giao hàng bằng Word. Phải có thông tin liên lạc rõ ràng giữa cả người gửi và người nhận. 

Do đó, phiếu gửi hàng phải thể hiện:

• Tên và chi tiết liên hệ của người bán
• Tên và chi tiết liên hệ của khách hàng
• Ngày phát hành
• Ngày giao hàng
• Mô tả hàng hóa có trong đơn đặt hàng
• Số lượng của mỗi sản phẩm bao gồm trong lô hàng.

Phiếu gửi hàng cũng có thể tùy chọn yêu cầu chữ ký (hoặc con dấu) của người nhận để xác nhận việc giao hàng đã được nhận. Sẽ rất hữu ích khi phải nhất quán với thương hiệu công ty của bạn trên tất cả các tài liệu truyền thông của bạn. Ví dụ đảm bảo rằng biểu trưng bạn đưa vào hóa đơn cũng xuất hiện trên loại giấy tờ này và tuân theo cùng một thiết kế và bố cục.

Điều này giúp khách hàng của bạn dễ dàng nhận biết lô hàng hơn, cũng như mở rộng thương hiệu và hình ảnh chuyên nghiệp của công ty bạn.

Chi tiết bổ sung 

Mặc dù phiếu thường không chứa giá sản phẩm, nhưng bạn có thể chọn bao gồm những giá này, tùy thuộc vào ngành của bạn và sản phẩm được vận chuyển. Thay vì hiển thị giá, các sản phẩm có thể được liệt kê theo số sản phẩm duy nhất của chúng.

Phiếu gửi hàng cũng có thể bao gồm địa chỉ và thông tin ngân hàng của người bán, như một lời xác nhận hoặc lời nhắc thêm cho các mục đích liên hệ và thanh toán.