Giấy in và máy in hóa đơn gtgt quan trọng như thế nào trong việc kinh doanh?

Tiết kiệm chi phí in ấn văn phòng là quan trọng mà doanh nghiệp nào cũng quan tâm hàng đầu. Trong đó có in hóa đơn gtgt, chính vì vậy mà phòng kế toán được xem là phòng bị “giám sát” nhiều nhất các khoản chi phí này. Để “đối phó” một cách êm đẹp, hy vọng bài viết ngắn này hữu ích cho bạn.

Mẫu in hóa đơn gtgt của In Song An. 

Thế nào là tiết kiệm in ấn?

Tiết kiệm in ấn bao hàm nhiều liên quan đến việc in ấn. Đặc thù của công việc tại giới văn phòng là in ấn tài liệu từ văn bản cho đến hợp đồng hay chuyên biệt là in hóa đơn gtgt và các giấy tờ, biên nhận, biên lai khác. Tùy theo loại hình kinh doanh của công ty, doanh nghiệp mà lượng giấy in ấn, hóa đơn gtgt in cho khách hàng nhiều hay ít. Dù ở đặc thù, loại hình nào thì việc tiết kiệm chi phí in ấn là cần thiết.

• Chắc chắn văn bản đã được sửa và căn chỉnh theo đúng yêu cầu. Điều này giúp hạn chế trường hợp phải in đi in lại nhiều lần và lãng phí mực in, giấy in.
• Chỉ dùng máy in khi thật sự cần thiết để tiết kiệm in ấn. Thời đại công nghệ thay thế dần các văn bản cứng nên việc trao đổi công việc qua thư điện tử và các phần mềm hỗ trợ trở nên vô cùng phổ biến. Ví dụ, Khi trao đổi hay thương thảo việc làm ăn, cách tiết kiệm là gửi tài liệu qua email, hay fax cho đối tác. Cách này vừa hiệu quả lại tiết kiệm được chi phí về mực và giấy. Hạn chế rác thải ra môi trường và cả chi phí giao thư từ.
• Khi thay mực máy in, hãy đổ mực máy in đúng với dòng máy in, thay hộp mực in chính hãng. Hoặc loại mực chất lượng cao để có được chất lượng bản in tốt nhất. Và đặc biệt không làm hỏng các linh kiện của máy, để kéo dài tuổi thọ của máy in.

Đừng cho rằng tiết kiệm giấy in

bằng cách mua giấy in giá thật rẻ, giấy nào in cũng được là không đúng. Bởi lẽ, giấy kém chất lượng sẽ dễ gây hại, làm giảm tuổi thọ máy in, tốn kém nhiều chi phí hơn. Vì bạn sẽ thay máy in mới khi không còn sửa chữa được nữa.

Tiết kiệm chi phí in ấn là bao gồm cả tiết kiệm các việc sửa chữa hay thay linh kiện, phụ tùng máy in. Do đó, người dùng cũng cần sử dụng máy in một cách hiệu quả, vệ sinh, bảo dưỡng máy in theo định kỳ để tránh tình trạng hư hỏng nặng. Điều này cũng giúp quá trình in ấn ổn định, và văn bản sẽ chất lượng hơn.

Chọn giấy phù hợp để in hóa đơn gtgt

Giấy để in hóa đơn gtgt phải đảm bảo được độ rõ nét, màu không bị nhòe. Nếu không hóa đơn gtgt sẽ mất đi tính nghiêm túc và giá trị của nó.

Tính quang học của giấy in

Quan sát giấy người ta thường hay xem xét độ trắng, độ bóng hay đục của giấy. Đó được gọi là tính quan học.

Để tăng độ sáng quang học, người ta cho thêm lượng vừa đủ chất tẩy trắng quang học. Và để bảo đảm độ đục (Chỉ số này của giấy in đặc biệt quan trọng khi in 2 mặt). Người ta thường lựa chọn thành phân xơ sợi có chứa chất độn để tăng độ đục.

Còn độ bóng của giấy là kết quả phản xạ ánh gương của ánh sáng rọi lên bề mặt giấy. Độ bóng của giấy trong có thể đạt 75-80%, còn giấy mờ chỉ đạt khoảng 30%. Còn nếu độ nhẵn bề mặt của giấy tăng lên thì độ bóng cũng sẽ tăng lên.

Tuy nhiên, độ bóng giấy in không phải bao giờ cũng cần thiết với bản in. Khi bạn in văn bản hay hóa đơn gtgt, biên nhận, thì chỉ cần có độ bóng tối thiểu, không cần đến một sự gia công hay xử lý bề mặt nào. Đối với các loại giấy in tranh ảnh, in nhãn mác hàng hoá thì cần có một độ bóng rất cao.

Lưu trữ hóa đơn gtgt.

Tính chất cơ học

Các tính chất cơ học của giấy có thể phân ra thành tính bền và tính biến dạng. Tính biến dạng như độ căng, độ nén và độ gấp xuất hiện khi có một lực ngoại lai tác động lên giấy. V2à được đặc trưng bởi sự thay đổi tạm thời hay sự thay đổi vĩnh viễn hình dạng. Giấy cần phải có độ mềm mại cao, nghĩa là dễ nén, dễ tiếp xúc hoàn toàn với khuôn in.

Độ mềm mại

Độ mềm mại liên quan đến độ chặt và độ rỗng của giấy. Loại giấy rỗng điển hình như giấy in báo có thể bị biến dạng khi né đến 28%, còn giấy tráng phấn mức độ biến dạng không vượt quá 6-8%. Giấy in chất lượng cao có chỉ số biến dạng gần như bằng 0.

Độ bền

Độ bền khá quan trọng và độ bền của giấy phụ thuộc vào cấu trúc của giấy. Giấy là một loại vật liệu có tính hút nước. Khi độ ẩm của giấy tăng lên, giấy cong vênh, biến dạng, khi sấy khô thì giấy co lại và thay đổi kích thước. Chứng tỏ độ bền cơ học của giấy giảm mạnh.

Khả năng hấp thụ của giấy in

Đó là khả năng hút nước, dẫn đến sự dính kết của mực in để cho ra một bản in chất lượng tốt. Khi bản in có tính hấp thụ tốt văn bản sẽ không bị lem, độ bền màu sẽ khá cao theo thời gian. Với hóa đơn gtgt, VAT chất lượng tốt sẽ thuận lợi cho công tác lưu trữ.

Đó là một số yếu tố để chọn giấy in hóa đơn gtgt, hãy chọn dùng các loại giấy in chính hãng để đảm bảo độ bền cho máy in. Giải pháp in hóa đơn của In Song An luôn làm hài lòng khách hàng. Đặc biệt, Đảm bảo giá tốt và đáp ứng số lượng quy mô cho những đơn hàng lớn.