Biên lai điện tử và in biên lai giấy

Biên lai là văn bản thừa nhận rằng một người đã nhận tiền hoặc tài sản trong thanh toán sau khi bán hoặc chuyển khoản khác hoặc cung cấp dịch vụ. … Hầu hết các biên lai thường rất mỏng, để lưu lại nguyên vẹn đến khi cần quả là điều khó. Do đó, biên lai điện tử đã được đề xuất nhằm mang lại sự thuận tiện hơn cho việc lưu giữ.

Tổng cục Thuế đã đưa ra một số hướng dẫn về các nội dung khi thực hiện áp dụng biên lai điện tử cho các doanh nghiệp và các đơn vị áp dụng biên lai điện tử trong hoạt động thu phí, lệ phí.

Các quy định về loại và hình thức biên lai

Theo Thông tư 303/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính quy định về loại và hình thức biên lai: Biên lai là chứng từ do tổ chức thu phí, lệ phí lập khi thu các khoản tiền phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật.

Biên lai điện tử là tập hợp các thông tin, dữ liệu điện tử về cung ứng dịch vụ công của tổ chức thu phí, lệ phí được khởi tạo, thành lập; gửi; nhận; lưu trữ và quản lý bằng phương pháp điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Đặc biệt, biên lai điện tử, việc hủy biên lai điện tử là một hình thức làm cho biên lai điện tử đó không có giá trị sử dụng, không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin bên trong đó.

Biên lai điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật kế toán nếu không có quyết định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép hủy. Việc hủy biên lai điện tử phải tuân thủ quy tắc, không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các biên lai điện tử chưa hủy và phải đảm bảo sự hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.

Doanh nghiệp nào được sử dụng biên lai điện tử?

Tổng cục Thuế hướng dẫn một số nội dung khi thực hiện áp dụng biên lai điện tử như sau:

1. Xử lý biên lai điện tử đã lập

Khi biên lai điện tử đã được lập ra và gửi cho người nộp phí, lệ phí, Trung tâm hỗ trợ nghiệp vụ đăng ký kinh doanh chưa kê khai nộp phí và người nộp phí, lệ phí chưa hạch toán chi phí, nếu phát hiện sai sót thì Trung tâm hỗ trợ nghiệp vụ đăng ký kinh doanh và người nộp phí xác nhận sai sót và Trung tâm hỗ trợ nghiệp vụ đăng ký kinh doanh hủy biên lai.

Bê cạnh đó, biên lai điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Trường hợp biên lai điện tử được khởi tạo từ hệ thống của doanh nghiệp là tổ chức trung gian cung cấp giải pháp biên lai điện tử thì doanh nghiệp cũng phải thực hiện lưu trữ biên lai điện tử theo quy định.

Đồng thời, Trung tâm hỗ trợ nghiệp vụ đăng ký kinh doanh thực hiện lập biên lai điện tử mới theo quy định tại Thông tư 303/2016/TT-BTC để gửi cho người nộp phí, lệ phí, trên biên lai điện tử mới phải có dòng chữ “biên lai này thay thế biên lai số… ký hiệu, gửi ngày tháng năm”.

Biên lai điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) tiền phí, lệ phí cho biên lai điện tử số… ký hiệu…

Căn cứ vào biên lai điện tử điều chỉnh, Trung tâm hỗ trợ nghiệp vụ đăng ký kinh doanh thực hiện kê khai điều chỉnh, người nộp phí, lệ phí thực hiện hạch toán điều chỉnh chi phí theo quy định. Biên lai điều chỉnh không được ghi số âm (-).”

2. Chuyển biên lai điện tử sang biên lai giấy

Trung tâm hỗ trợ nghiệp vụ đăng ký kinh doanh được chuyển đổi biên lai điện tử sang biên lai giấy để giao cho người nộp phí, việc thực hiện chuyển từ biên lai điện tử sang biên lai giấy thực hiện theo nguyên tắc: Trung tâm hỗ trợ nghiệp vụ đăng ký kinh doanh được chuyển đổi biên lai điện tử sang biên lai giấy một (01) lần và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của Trung tâm hỗ trợ nghiệp vụ đăng ký kinh doanh, dấu của Trung tâm hỗ trợ nghiệp vụ đăng ký kinh doanh.

Biên lai điện tử chuyển đổi sang biên lai giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định: Phản ánh toàn vẹn nội dung của biên lai điện tử gốc; có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ biên lai điện tử sang biên lai giấy; có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ biên lai điện tử sang biên lai giấy.

Có thể nói, một số lĩnh vực kinh doanh mua bán điện tử sẽ áp dụng biên lai điện tử hoàn toàn phù hợp hơn, nhưng bên cạnh đó, vẫn còn có một số loại hình kinh doanh, dịch vụ mua bán vẫn sử dụng in hóa đơn giấy để giảm chi phí và đáp ứng được nhu cầu hoạt động của doanh nghiệp. Nhà In Song An là đối tác tin cậy cho bạn trong việc in biên lai chất lượng và đúng quy định.